INDICADORES DE GESTION
Introducción
La situación actual de la economía global genera una gran incertidumbre para las empresas, debido a diversos factores, como la disminución del ingreso nacional debido a la disminución del precio del petróleo, las reformas tributarias y la disminución de la economía del país. Los indicadores de gestión son herramientas numéricas que nos permiten medir el desempeño y el progreso de una empresa, un proyecto o un proceso específico. Son como un termómetro que nos indica la temperatura de nuestro negocio, permitiéndonos identificar áreas de mejora y tomar decisiones más acertadas.
Asimismo se puede establecer que los indicadores de gestión son herramientas para medir el cumplimiento de los objetivos internos de una empresa como puntos de referencia. Los indicadores de gestión, también conocidos como KPI por sus siglas en inglés, son la forma más simple y efectiva de determinar si una empresa está logrando sus metas y objetivos. Los indicadores de gestión empresarial varían según lo que se quiera analizar, cómo el desempeño general de una empresa o los procedimientos internos de sus divisiones. Los indicadores de gestión empresarial se clasifican en diferentes categorías, como los de alto o bajo nivel.
Indicadores de Gestión
Índice e Indicador Indicador: Es una expresión matemática de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido. Los indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias) pueden ser históricos, estándar, teóricos, por requerimiento de los usuarios, por lineamiento político, planificado, etc. Son puntos de referencia o herramienta de medición del cumplimiento de objetivos internos en una compañía. Los indicadores de gestión también son conocidos como KPI por sus siglas en inglés, y son la forma más sencilla y eficaz de saber si una empresa está logrando sus metas y objetivos. Existen diferentes tipos de indicadores de gestión empresarial (como los de alto o bajo nivel) y se determinan según lo que se quiera analizar; por ejemplo, el desempeño general de una empresa o los procesos internos de las áreas que la conforman.
Los Indicadores de gestión medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos. Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.
Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
El análisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIÓN, no perder la dirección, bajo el supuesto de que la organización está perfectamente alineada con el plan.
¿Por qué medir y para qué?
Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar. A partir de las últimas décadas del siglo XX, las empresas están experimentando un proceso de cambios revolucionarios, pasando de una situación de protección regulada a entornos abiertos altamente competitivos. Esta situación, de transformaciones constantes del ambiente de negocio hace necesario que las empresas, para mantener e incrementar su participación de mercado en estas condiciones, deban tener claro la forma de cómo analizar y evaluar los procesos de su negocio, es decir deben tener claro su sistema de medición de desempeño.
La medición del desempeño puede ser definida generalmente, como una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una empresa. En la literatura existe una infinidad de definiciones al respecto; su definición no es una tarea fácil dado que este concepto envuelve elementos físicos y lógicos, depende de la visión del cuerpo gerencial, de la composición y estructura jerárquica y de los sistemas de soporte de la empresa.
¿Por qué medir?
Por qué la empresa debe tomar decisiones.
Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha “a ciegas”, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).
Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área.
Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
Por qué se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia)
¿Para qué medir?
Para poder interpretar lo que esta ocurriendo.
Para tomar medidas cuando las variables se salen de los limites establecidos.
Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.
Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.
Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
Para direccionar o re-direccionar planes financieros.
Para relacionar la productividad con el nivel salarial.
Para medir la situación de riesgo de la empresa.
Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada. Atributos de los indicadores y tipos de indicadores
Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:
Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.
Tipos de indicadores
En el contexto de orientación hacia los procesos, un medidor o indicador puede ser de proceso o de resultados. En el primer caso, se pretende medir que está sucediendo con las actividades, y en el segundo se quiere medir las salidas del proceso. También se pueden clasificar los indicadores en indicadores de eficacia o de eficiencia. El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se debían hacer, los aspectos correctos del proceso. Los indicadores de eficacia se enfocan en el qué se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera.
De lo contrario, se puede estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente. Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.
Categorías de los indicadores
Se debe saber discernir entre indicadores de cumplimiento, de evaluación, de eficiencia, de eficacia e indicadores de gestión. Como un ejemplo vale más que mil palabras este se realizará teniendo en cuenta los indicadores que se pueden encontrar en la gestión de un pedido.
Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene que ver con la conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con las razones que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del programa de pedidos.
Indicadores de evaluación: la evaluación tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación del proceso de gestión de pedidos.
Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo de fabricación de un producto, razón de piezas / hora, rotación de inventarios.
Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.
Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso. Ejemplo: administración y/o gestión de los almacenes de productos en proceso de fabricación y de los cuellos de botella.
Propósitos y beneficios de los indicadores de gestión
Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos:
Comunicar la estrategia.
Comunicar las metas.
Identificar problemas y oportunidades.
Diagnosticar problemas.
Entender procesos.
Definir responsabilidades.
Mejorar el control de la empresa.
Identificar iniciativas y acciones necesarias.
Medir comportamientos.
Facilitar la delegación en las personas.
Integrar la compensación con la actuación.
características de los indicadores de gestión
Las cualidades que deben tener los indicadores de gestión para ser funcionales y eficientes son las siguientes:
Simplicidad: si un concepto es muy difícil de interpretar, por obvias razones será complicado de llevar a la acción. Los indicadores de gestión deben ser fáciles de comprender por todos los integrantes de tu empresa; esto significa que su lenguaje debe estar libre de tecnicismos muy complejos.
Utilidad: así como los indicadores de gestión deben ser sencillos, también deben especificar para qué sirven y cuál es su objetivo. De esta manera será fácil comprender la pertinencia de cada proceso.
Validez de tiempo: un indicador no puede tener un tiempo ilimitado para realizarse, ya que esto podría afectar en sus resultados. Asegúrate de que los indicadores contemplan un tiempo determinado para completarse y analizar los resultados.
Participación de los clientes: si bien la parte interna es importante, también lo es conocer la opinión de los clientes. Un buen indicador de gestión genera retroalimentación de ambas partes para la obtención de resultados que satisfagan las necesidades de los usuarios y la empresa.
Adecuación: todo indicador debe contener un objetivo y una pertinencia. Para eso es vital analizar cuáles son las necesidades actuales de tu empresa; así podrás definir qué tipo de indicador requieres. Si no conoces los tipos de indicadores, no te preocupes, hablaremos de ellos más adelante.
¿Cuál es su aplicación en los modelos administrativos?
Los indicadores de gestión son fundamentales en cualquier modelo administrativo, ya que:
Permiten medir el progreso hacia los objetivos: Al establecer indicadores específicos para cada objetivo, se puede monitorear el avance y realizar ajustes si es necesario.
Facilitan la toma de decisiones: Los datos proporcionados por los indicadores permiten identificar áreas de mejora, oportunidades y riesgos, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
Mejoran la eficiencia y la eficacia: Al identificar los procesos más eficientes y los que requieren mejoras, se pueden optimizar los recursos y aumentar la productividad.
Fomentan la cultura de mejora continua: Los indicadores promueven una cultura de evaluación constante y búsqueda de la excelencia.
Importancia de los Indicadores según el Modelo Administrativo
La importancia de los indicadores varía según el modelo administrativo que se utilice:
Modelo Clásico o Tradicional: En este modelo, los indicadores se centran en la eficiencia y la productividad, como la producción por hora, el costo por unidad, etc.
Modelo Neoclásico o Escuela de las Relaciones Humanas: Además de los indicadores de eficiencia, se incluyen indicadores relacionados con la satisfacción del empleado, el clima laboral y la rotación de personal.
Modelo de Sistemas: Los indicadores se utilizan para evaluar el desempeño del sistema en su conjunto, considerando las interrelaciones entre las diferentes partes.
Modelo de Contingencia: Los indicadores se adaptan a las características específicas de cada organización y a su entorno.
Modelo de Calidad Total: Los indicadores se centran en la calidad de los productos y servicios, la satisfacción del cliente y la mejora continua de los procesos.
CONCLUSIÓN
Los indicadores de gestión son herramientas fundamentales para cualquier organización que quiera mejorar su desempeño y alcanzar sus objetivos. Al seleccionar y utilizar los indicadores adecuados, las empresas pueden tomar decisiones más informadas, optimizar sus procesos y lograr un mayor éxito.Los indicadores de gestión son una herramienta indispensable para cualquier organización que aspire a mejorar su desempeño y alcanzar el éxito a largo plazo. Al seleccionar y utilizar los indicadores adecuados, las empresas pueden tomar decisiones más informadas, optimizar sus procesos y adaptarse a un entorno empresarial en constante evolución.
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